Платёж дошёл, товар отгружен — но для бухгалтерии сделка не закрыта, пока нет документов. Разбираем, какой комплект остаётся у импортёра при оплате через агента, зачем нужен каждый документ и что стоит спросить до подписания договора.

Зачем вообще документы

Деньги, отправленные поставщику, — это расход компании. Чтобы он был учтён, нужны бумаги, объясняющие, за что заплачено и кому.

При оплате через агента схема отличается от прямого перевода: вы платите не поставщику, а агенту, который совершает платёж по вашему поручению. Поэтому и комплект документов другой — он оформляет отношения между вами и агентом.

Это нормальная и распространённая практика, но комплект стоит обсудить заранее, а не в момент, когда бухгалтер спрашивает, на основании чего проводить расход.

Договор

Основной документ. Он фиксирует, что вы поручаете агенту провести платёж, а он обязуется это сделать на оговорённых условиях.

На что смотреть в договоре:

  • Предмет. Что именно делает агент и в какие сроки.
  • Вознаграждение. Размер комиссии и от чего он считается — от суммы платежа и от какого курса.
  • Что происходит, если платёж не прошёл. Возвращаются ли средства и в каком объёме, за чей счёт обратные комиссии.
  • Сроки. За сколько дней проводится платёж и когда передаются документы.

Мы возвращаем средства в полном объёме, если платёж не прошёл, — и это записано в договоре, а не только сказано на словах. Проверяйте такую формулировку у любого агента, с которым работаете.

Приложение к договору

Договор описывает общие правила, приложение — конкретную сделку: сумма, валюта, получатель, назначение платежа.

Если вы платите регулярно, договор подписывается один раз, а приложение оформляется на каждый платёж. Это удобно: не нужно каждый раз согласовывать условия заново.

Проверьте, чтобы данные в приложении совпадали с инвойсом поставщика — наименование получателя, номер счёта, сумма. Расхождение здесь оборачивается вопросами и у банка, и позже у проверяющих.

Акт выполненных работ

Документ, подтверждающий, что услуга оказана: платёж проведён. Именно акт закрывает сделку с точки зрения учёта.

Уточните заранее, когда агент выставляет акт — после отправки платежа или после подтверждения зачисления. Разница существенная: между этими событиями может пройти несколько дней.

Что показать бухгалтеру

Комплект из договора, приложения и акта — это то, на основании чего бухгалтерия отражает расход. Вместе с ними стоит хранить инвойс поставщика и переписку по сделке: они объясняют экономический смысл платежа.

Конкретный порядок учёта зависит от вашей системы налогообложения и учётной политики. Мы не заменяем бухгалтера — покажите ему комплект до первой сделки, чтобы потом не пересобирать документы задним числом.

Чего в комплекте не будет

Здесь важно не питать лишних ожиданий. Агент оформляет платёж, а не поставку. В его комплекте не будет:

  • таможенных документов — они появляются при ввозе товара и оформляются отдельно; как собирается этот комплект, разобрано в статье про белый ввоз из Китая;
  • товаросопроводительных документов от поставщика — инвойс, упаковочный лист и коносамент вы получаете от него;
  • документов, подтверждающих качество или происхождение товара.

Если агент обещает «закрыть все вопросы по документам», уточните, что именно он имеет в виду.

Что спросить до подписания

  1. Какой комплект документов я получу и в какие сроки?
  2. Акт выставляется после отправки платежа или после подтверждения зачисления?
  3. Что будет с документами, если платёж вернётся?
  4. В каком виде передаются документы — оригиналы, электронный документооборот, сканы?
  5. Комиссия считается от какого курса?

Внятные ответы на эти пять вопросов говорят об исполнителе больше, чем красивый сайт.

Коротко

  • При оплате через агента у вас остаются договор, приложение и акт выполненных работ.
  • Договор — общие правила, приложение — конкретный платёж, акт — подтверждение, что услуга оказана.
  • Комплект стоит показать бухгалтеру до первой сделки, а не после.
  • Таможенные и товарные документы агент не оформляет — это отдельная часть работы.
  • Условие о возврате средств при непрошедшем платеже должно быть в договоре, а не на словах.